Administration de biens et Syndic

– Pour une Copropriété existante :

Le syndic retenu doit être désigné par l’AG au cours d’un vote des copropriétaires à la majorité absolue.

Une mise en concurrence préalable de plusieurs projets de contrat de syndic doit être réalisée par le conseil syndical. La mise en concurrence n’est pas obligatoire si la copropriété n’a pas de conseil syndical ou si les copropriétaires s’y sont opposés l’année précédente par un vote à la majorité absolue. Tout copropriétaire peut par ailleurs demander au syndic d’inscrire à l’ordre du jour de l’AG l’examen d’autres projets de contrat de syndic qu’il lui communique à cet effet. Les projets sont présentés aux copropriétaires avant qu’ils procèdent au vote du syndic.

Si aucun syndic n’a été désigné par l’AG convoquée à cet effet, le tribunal doit être saisi pour qu’il nomme un syndic. Cela peut être le cas si le mandat du syndic en exercice est arrivé à expiration avant sa mise en concurrence.

La saisine du tribunal doit être faite :

• soit par un ou plusieurs copropriétaires,
• soit par le maire de la commune ou le président de l’établissement public de coopération intercommunale (EPCI) compétent en matière d’habitat du lieu de situation de l’immeuble.

– Pour une nouvelle Copropriété

Un syndic provisoire doit être désigné par le règlement de copropriété rédigé par le promoteur ou par tout autre accord entre le promoteur et les copropriétaires.

Ce syndic provisoire a pour mission de réunir la 1^ère AG qui désignera le syndic. Il pourra être maintenu dans ses fonctions par décision de l’AG, après mise en concurrence préalable de plusieurs contrats de syndic effectuée par le conseil syndical, s’il en existe un ou par les copropriétaires. Le syndic retenu doit être désigné par un vote des copropriétaires à la majorité absolue.

La durée du mandat du syndic doit être obligatoirement prévue par un vote en AG.

Si le syndic ou toute personne avec laquelle il vit en couple : Mariage, Pacs ou concubinage (union libre) ou il est lié (employés…) a participé à la construction de l’immeuble en tant que promoteur ou architecte, la durée du mandat est de 1 an maximum. En dehors de ce cas, la durée du mandat est de 3 ans maximum. La durée du mandat (3 ans ou 1 an) est renouvelable. Ce renouvellement doit être voté en AG à la majorité absolue.

Le contrat de syndic arrivé à son terme après le 11 mars 2020 est renouvelé automatiquement sans avoir besoin de réunir l’AG. Ce contrat est renouvelé jusqu’au commencement du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine AG.

La copropriété peut décider de ne pas renouveler le contrat du syndic. La copropriété doit alors porter à l’ordre du jour d’une AG tenue dans les 3 mois précédant la fin du contrat les questions de désignation d’un nouveau syndic et la fixation d’une date anticipée de fin de contrat.

Lorsque l’initiative vient du syndic, il doit informer le conseil syndical de son intention de ne pas conclure un nouveau contrat au plus tard 3 mois avant la tenue de cette AG.

L’AG désigne un nouveau syndic et fixe les dates de fin du contrat en cours et de début du nouveau contrat, qui doivent intervenir au plus tôt 1 jour franc : Jour qui dure de 0h à 24h. Un délai ainsi calculé ne tient pas compte du jour de la décision à l’origine du délai, ni du jour de l’échéance. Si le délai s’achève un samedi ou un dimanche, il est reporté au lundi. Si le délai s’achève un jour férié, il est reporté d’un jour. Ainsi, par exemple, si un délai s’achève un samedi et le lundi suivant est un jour férié, il est reporté au mardi. après la tenue de cette assemblée.

– Professionnel :

Le syndic propose librement ses tarifs. C’est l’assemblée générale qui fixe ensuite le montant des honoraires du syndic par un vote des copropriétaires à la majorité absolue. La majorité absolue (dite majorité de l’article 25) correspond à la majorité des voix de tous les copropriétaires de l’immeuble (présents, représentés et absents). Si la décision a reçu au moins ⅓ des voix, elle peut faire l’objet d’un 2^nd vote à la majorité simple de l’article 24 (majorité des voix des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance).

La rémunération du syndic comprend les éléments suivants :

• Forfait pour la gestion courante de l’immeuble (tenue de l’assemblée générale, travaux d’entretien et de maintenance, transmission des archives du syndic à un autre…)
• Honoraires spécifiques réglementés pouvant être facturés en dehors du forfait.

– Bénévole :

Le syndic bénévole n’est pas rémunéré. Mais il peut être remboursé sur le budget de la copropriété pour les frais engagés pour la gestion de la copropriété.

Le Syndic veille, sur le terrain et au quotidien, en collaboration avec les copropriétaires (représentés par le conseil syndical) au maintien en bon état d’usage et de jouissance de toutes les parties communes : Parties de bâtiments (couloirs, chaudière, canalisation, garde-corps…) et des terrains (jardins, parcs…) affectés à l’usage ou à l’utilité de tous les copropriétaires de l’immeuble et de ses équipements.

Gestion financière

Le syndic doit réaliser le budget prévisionnel de la copropriété, les comptes du syndicat et leurs annexes, et les soumettre au vote des copropriétaires.

Il doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat.

Toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat de copropriétaires doivent être versées sur ce compte.

La notion de compte séparé implique que le titulaire du compte soit le syndicat de copropriétaires. La personne apparaissant sur les relevés bancaires comme titulaire du compte doit donc être le syndicat de copropriétaires et non le syndic.

Gestion administrative

Le syndic doit remplir les missions suivantes :

• Réaliser et mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété
• Réaliser et mettre à jour de la liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, état civil, domicile et, s’ils ont donné leur accord, leur adresse électronique
• Faire exécuter le règlement de copropriété et les décisions de l’assemblée générale (AG)
• Administrer l’immeuble, assurer sa conservation, son entretien et, en cas d’urgence, faire exécuter les travaux nécessaires
• Représenter le syndicat de copropriétaires en justice
• Établir et mettre à jour le carnet d’entretien de l’immeuble
• Informer les occupants de l’immeuble (propriétaires et locataires) des décisions prises en AG
• Gérer les archives du syndicat de copropriétaires

Il doit par ailleurs obligatoirement organiser un vote en AG concernant les décisions suivantes :

• Souscription d’un contrat d’assurance responsabilité civile du syndicat (en cas de refus, le syndic peut souscrire cette assurance pour le compte du syndicat)
• Délégation à une entreprise spécialisée de la gestion des archives du syndicat des copropriétaires
• Signature des contrats avec toute entreprise ou prestataire qui lui est liée.

Mise en place d’un accès en ligne aux documents de la copropriété

Le syndic doit proposer un accès en ligne aux documents qui concernent la gestion de l’immeuble ou des lots de copropriétés gérés.

L’accès en ligne doit être sécurisé. Il doit être accessible aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires au moyen d’un code personnel.

Les documents mis à disposition doivent être téléchargeables et imprimables.

Cet accès doit être différencié selon la nature des documents mis à disposition.

HHHLorsque le syndicat de copropriétaires est confronté à de graves problèmes financiers ou qu’il ne parvient plus à assurer la conservation de l’immeuble, le juge désigne un administrateur ad hoc. Celui-ci remplace le syndic pour prendre les mesures nécessaires au rétablissement du fonctionnement normal de la copropriété.

Le recours à un administrateur ad hoc est nécessaire si l’équilibre financier du syndicat des copropriétaires est gravement compromis ou si le syndicat est dans l’impossibilité de maintenir l’immeuble dans un bon état général.

Saisine du juge

L’une des personnes suivantes doit saisir le tribunal pour faire nommer un administrateur ad hoc :

• Syndic de copropriété après consultation du conseil syndical
• Copropriétaire représentant au moins 15 % des voix de la copropriété
• Procureur de la République
• Maire
• Président de l’établissement public de coopération intercommunale (EPCI) compétent en matière d’habitat
• Préfet
• Mandataire ad hoc

Désignation d’un administrateur Ad hoc

Attention : l’administrateur est désigné par le juge pour une durée d’au minimum 1 an. L’administrateur peut être :

• Administrateur judiciaire
• Personne possédant une expérience de 3 ans en gestion de copropriété ou dans le conseil des syndicats de copropriétaires et titulaire d’un diplôme juridique de niveau master 2
• Mandataire ad hoc qui s’est occupé de l’immeuble, sur décision motivée et après consultation du conseil syndical

Attention : l’administrateur Ad Hoc doit être indépendant du syndic, du syndicat de copropriétaire et des créanciers : Personne à qui l’on doit de l’argent ou la fourniture d’une prestation (pas de lien financier, de conseil, de subordination et aucun intérêt dans le mandat confié).

Missions de l’administrateur Ad Hoc

L’administrateur est chargé de prendre les mesures nécessaires pour rétablir le fonctionnement normal de la copropriété.

Pour assurer sa mission, le tribunal lui confie tous les pouvoirs du syndic de copropriété et tout ou partie des pouvoirs de l’assemblée générale et du conseil syndical. Ses prises de décision nécessitent alors l’avis préalable du conseil syndical, sauf urgence.

Le mandat du syndic cesse d’office et sans indemnité.

Dès qu’il prend une décision concernant la copropriété, l’administrateur doit la mentionner sur le registre des procès-verbaux d’assemblée générale. Il doit également en informer chaque copropriétaire, avec si besoin l’appel de fonds correspondant, par l’un des moyens suivants :

• Lettre recommandée avec avis de réception
• Remise contre émargement
• Courrier électronique si le copropriétaire a accepté cette forme

Suspension des créances

La désignation de l’administrateur entraîne les conséquences suivantes :

• Suspension des créances : Droit permettant à une personne d’exiger quelque chose d’une autre personne, en général le paiement d’une somme d’argent. Terme souvent utilisé pour désigner la somme due. antérieures (hors créances publiques ou sociales)
• Interruption des remboursements d’un emprunt collectif
• Interruption et interdiction des actions en justice visant à la condamnation du syndicat débiteur ou la résolution d’un contrat pour défaut de paiement
• Arrêt et interdiction des procédures d’exécution ou de distribution (procédures de saisie)
• Suspension des majorations ou pénalités contractuelles (ainsi que les clauses de résolution contractuelle)

Déclaration de créances

Les créanciers ont 3 mois pour déclarer leurs créances : Droit permettant à une personne d’exiger quelque chose d’une autre personne, en général le paiement d’une somme d’argent. Terme souvent utilisé pour désigner la somme due. à partir de la désignation de l’administrateur.

La déclaration de créance est faite auprès de l’administrateur par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle doit contenir les mentions suivantes :

• Identité du créancier et coordonnées de la personne qui le représente
• Montant de la créance due au jour de l’ordonnance de désignation de l’administrateur
• Tout élément susceptible de prouver la créance
• Mode de calcul des intérêts
• Nature de la garantie dont la créance est éventuellement assortie
• Indication de la juridiction saisie si la créance fait l’objet d’un litige

Les créances relatives à un contrat de travail n’ont pas à être déclarées (arriérés de salaire du gardien par exemple).

L’administrateur établit la liste des créances et leur montant et la dépose au greffe du tribunal. Le greffier fait publier au Bodacc une insertion pour indiquer ce dépôt. Les créanciers ont 2 mois à partir de la publication de la liste pour en contester le contenu auprès du tribunal.

Projet d’échéancier du règlement des dettes

Un projet d’échéancier est notifié par lettre recommandée avec avis de réception aux créanciers qui ont 2 mois à partir de la notification pour faire part de leurs observations. Ce document comprend l’échéancier global et l’échéancier détaillé relatif au créancier concerné.

Échéancier définitif du règlement des dettes

L’administrateur dépose le plan d’apurement définitif (échéancier définitif du règlement des dettes) au greffe du tribunal pour qu’il soit homologué par le juge.

Ce plan doit présenter les informations suivantes :

• État des dettes (déclarées et non recouvrables)
• Trésorerie prévisionnelle du syndicat sur la durée du plan (dont les dépenses nécessaires à la préservation de l’immeuble et éventuellement à la réduction des charges et au respect du plan)
• Échéancier des appels de fonds auprès des copropriétaires
• Échéanciers détaillés par créancier

Certains documents doivent être joints en annexe :

• Liste des travaux nécessaires au redressement financier de la copropriété et à la préservation de l’immeuble
• Liste indicative des mesures de gestion et des procédures amiables ou contentieuses envisagées
• Observations du conseil syndical et des créanciers
• État détaillé des impayés des copropriétaires
• Inventaire des biens susceptibles d’être vendus
• Projet de convention d’administration provisoire renforcée si elle existe

Le plan d’apurement définitif remis au juge ne peut pas excéder 5 ans et doit être notifié à tous les créanciers, à chaque copropriétaire, et au conseil syndical.

Cette notification doit se faire par lettre recommandée avec avis de réception, par remise contre émargement ou par voie électronique si le copropriétaire a accepté cette forme.

L’administrateur rend compte de son travail dans un rapport transmis au tribunal, à sa demande, au moins 1 fois par an.

Ce document doit indiquer toutes les mesures à adopter pour redresser la situation financière de la copropriété.

Si les conclusions du rapport recommandent de soumettre certaines questions à l’assemblée générale des copropriétaires, elles doivent être inscrites à l’ordre du jour de cette assemblée.

L’administrateur doit informer individuellement chaque copropriétaire de la possibilité de consulter le rapport.

Cette information doit se faire par l’un des moyens suivants :

• Lettre recommandée avec avis de réception
• Remise contre émargement
• Courrier électronique si le copropriétaire a accepté cette forme